Eine gute Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern ist für den dauerhaften Erfolg jedes Unternehmens wichtig. Gerade in Zeiten der Pandemie stellt dies jedoch viele Unternehmen vor große Probleme. Auch der Austausch mit externen Geschäftspartnern spielt eine wichtige Rolle für jedes Unternehmen. Mit Microsoft Teams Telefonie wurde eine Möglichkeit geschaffen, die sowohl die interne als auch die externe Kommunikation auf ein neues Level hebt. Erfahren Sie hier alles, was sie diesbezüglich wissen müssen.
Technische Voraussetzungen
Für die Nutzung am Arbeitsplatz ist lediglich ein Computer oder Laptop mit ausreichend Arbeitsspeicher und freiem Speicherplatz auf der Festplatte notwendig. Außerdem wird ein Internetzugang benötigt. Für die Videotelefonie werden darüber hinaus eine Kamera und ein Mikrofon benötigt.
Wer Microsoft Teams Telefonie auch unterwegs nutzen möchte, der kann dafür sofern vorhanden natürlich den Laptop nutzen. Alternativ kann die Software auch auf dem Smartphone installiert werden und darüber genutzt werden.
Die Funktionen
Bei Microsoft Teams handelt es sich um ein „cloudbasiertes“ Kommunikationstool mit vielen nützlichen Funktionen. Eine dieser Funktionen stellt der Kalender dar. Über diesen können die Termine sämtlicher Mitglieder koordiniert und eingesehen werden. Außerdem stehen in Form eines Chats und einer Videotelefonie unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Verfügung. Eine weitere Funktion ist der Share-Point-Ordner. Damit können Dateien von jedem Mitglied bearbeitet und aktualisiert werden.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit zur Gruppenerstellung mit der Teams-Funktion.
Vorteile
Die unterschiedlichen Kommunikationskanälen ermöglichen den Mitgliedern einen einfachen und schnellen Austausch mit den Kollegen. Aber auch die Kommunikation mit externen Partnern ist problemlos möglich.
Ein weiter wichtiger Vorteil ist der Austausch von Dateien über den Share-Point-Ordner. Mit diesem Tool hat jeder Nutzer vollkommen unabhängig von seinem Standort Zugriff auf die jeweils aktuellste Version der Datei. Das Versenden überarbeiteter Dateien per E-Mail entfällt damit.
Mit dem integrierten Kalender werden umständliche telefonische oder schriftliche Terminabstimmungen überflüssig. Mit einem Blick haben Sie sämtliche Termine von Ihnen und Ihren Kollegen im Blick.
Die praktische Teams-Funktionen ermöglicht die Einrichtung weiterer Untergruppen. Dies bietet vollkommen neue Möglichkeiten bei Projektarbeiten. Doch nicht nur dann ist diese Funktion nützlich. Auch wenn es nur um einzelne Abteilungen innerhalb eines Unternehmens geht, kann die Unterteilung in Teams sinnvoll sein.
Nachteile
Bedenken sollte man definitiv die Datenschutzrichtlinien. Da Microsoft selbst aus den USA stammt, gelten bei Teams auch die dort gängigen Datenschutzrichtlinien. Dies sollte bei der Kommunikation und dem Datenaustausch sowohl mit internen als auch mit externen Partnern bedacht werden. Ein weiteres Problem stellt die notwendige Internetverbindung dar. Ist diese nicht vorhanden, können die umfangreichen Funktionen von Microsoft Teams nicht genutzt werden.
